浅谈文书档案材料收集过程中的注意事项

    谈论这个话题之前，我们先弄明白档案的含义。档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

     而这些文件又在哪里？如何收集？它们形成在我们每天的工作中，散落在单位的各下属单位、实体、部门、相关个人中。这些文件资料的收集根据制度规定，有些由相关人员送到单位固定的负责文件处理的文职人员手里；有些就要由这些文职人员登门讨要，然后集中到单位的文件处理中心——办公室。

    我从事文件处理和文书档案工作二十多年，我今天和大家分享一下我在收集文件资料过程中的注意事项，同时分享几个我成长过程中发生的几个小故事：

    一、收集材料按照行业规范，与权威无关。

    1987年9月我国颁布了《档案法》，1990年颁布了《档案法实施细则》，1992年初冶金地质总局下发了《档案管理规范及各类档案归档范围和保管期限》。1992年初，我院积极执行上级档案管理的方针、政策，并参与福建省档案达标活动。我院档案当时完全空白，当务之急是成立综合档案室，我被任命为档案室负责人，负责筹备、组建工作。

    对档案一窍不通的我，通过熟人介绍，到莆田市档案局业务科请教，并参加了为期3天的档案业务培训班。捧着业务书籍，心里总觉得不踏实，因为我还没接触到归档文件材料。1988年6月单位组建后的所有文件、资料由一位老同志Y领导用几个大的资料袋装着，几乎没有被秘密封存了。

    培训结束的第二天，我就找Y领导找他要归档的文件资料。他一百个不放心地把几年积攒的文件迟疑地交给我。回到自己的办公室，我打开封存的十几个资料袋。首先我粗略看看文件标题和大致的文件内容，把重份文件、事务性、临时性文件、草稿、上级领导一般性会议讲话、一般的会议通知等全部清理后直接丢在地上，因为没有可以存放这么多废弃的文件的大纸篓放；第二步，我认真学习、审视每份文件把所有文件分类。

    就在这时Y领导走进来，厉声说：“你在干什么？这是我多年收集的心血，你就这么扔了？”我讲：“您看看，这些是不需要归档的。”“那是你说的，这叫文件。你懂不懂哦？怎么能随便扔？”

    Y领导气愤地甩袖而去，我相信他是向主要领导述说他的痛心去了。还好，主要领导听了我对归档认识后，没做任何指示，我继续我行我素。现在我回头看看我23年前整理归档的文书档案，可以不谦虚地说从档案从立卷、整理到归档都很规范。这不是说我多聪明和能干，而是想说：这一切都归功于我认真学习和领会了档案的相关规定和可操作的规范。当然，这也得益于指导老师、得益于领导的信任。

    我想说的是：只要严格遵守档案有关法律、法规立卷、归档，文件收集、整理、立卷是一件很简单的事，领导的权威可以忽略。

    二、文职人员要有强烈的资料收集的责任心

    2013年7月的某一天，一名2000年4月份被我院按自动离职处理的职工W来到单位，要求回单位上班，我院以已经按自动离职处理的原因回绝了她。她便以未收到单位处理文件为由，把单位告到法庭，要求恢复她的劳动和人事关系。在案件审判前期，我院从大量的历史材料中，找出W离职前一年多的待岗签到、人事部门各类通知，为我院打赢这场官司提供了积极有利的证据。

    我想说的是：任何原始材料，及时当时看起来无足轻重，可有可无的原始材料，哪怕时一张小纸条，只要单位经历过，办公室文书都应及时向相关人员讨要，并妥善保管，及时归档，说不定在遥远的明天会起到巨大的力量。为了保护档案原件、满足社会各方面利用的需要，需要单位文职人员平日里有强烈的资料收集意识和责任感。

    三、档案资料的保管必须完善、真实

    我记忆中有这样一件事，差点影响同事关系、影响单位形象。几年前的某一个夜晚，一位退休多年的老领导T突然打电话给我，没有铺垫，开口就讲与他儿子、儿媳、孙子的年龄有关的话题，我一头雾水。我一再说：我知道，他才最后放下电话。

    我莫名其妙地挨到第二天上班，T的儿子，也是我同事到我办公室，又说这事。我问他和我讲这件事的原因。原来他们夫妻被当地计生部门叫去审问，说他们违反计划生育。他们一家人怀疑是我举报的，因为单位里我管计生。我在百口莫辩的档口，我想到了计生“五清理”时的档案材料。翻看材料时时，我们两个人同时发现，粗心的他把自己妻子的年龄写小一年，笔迹是他的，没有任何改动的痕迹。一场误会就这么彻底解除了，天空恢复了晴朗。

    我想说的是：原始资料在收集的过程中，必须保证没有涂改的痕迹，假如必须涂改，要有形成资料人的指纹。因为原始资料归档后是用来印证某些历史的，原始记录是考证问题的需要。

    四、文职人员平时要密切关注资料的收集

    文件资料收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各部门、各分院、个人手中集中到单位档案室。这就要求文书档案归档人员密切关注资料形成的动态，及时向资料保管人讨要，以便及时归档。

    在收集资料的过程中，要注意两个问题：

    1、一次性收集齐全，日后补会有一定难度。因为非档案人员没有那么强的档案意识，有些资料随便存放，丢失很难补救。比如，一次重要会议，有会议议程、领导讲话、财务报告，还要问是否有会议纪要、会议记录、签到表等，都要一并收齐。

    2、档案人员要经常性地在单位宣传档案收集的重要性，让每个人都有档案意识。建立收集工作台帐，及时做好档案资料收集情况登记。

    我前两年就遇到过一件事：我们单位组织一次捐助活动，捐助人的名单、款项都记录很清楚。但最重要的捐款接收人没签名。这类档案材料就要补办，遥远的路途又要跑一趟。

    3、收集的资料要原件。随着科技的进步，复印件很难反映历史的真实面貌历史的。经办人有时考虑到原件在事情今后的进程中更具说服力，把原件留给自己。这时，文职人员一定不能妥协，要向他表明档案的重要性和真实性，必须要收集原件。假如他给你的是复印件，一定要追查到原件；相反，有人要借阅未归档的资料，一定要给他复印件。

    文件资料收集工作是形成档案的基础，是考证历史的需要，是满足社会利用的需要，需要单位文职人员带着强烈的责任感和使命感来完成；更需要提高全民的档案意识，保护好人类的精神财富，为还原和考证历史尽每个公民的义务。